
Collaborateur(trice) administratif / Auxiliaire administratif et d'accueil
Frameries
4-5-6ème
Professionnel / Alternance (CEFA art.49)
Description du métier
L’auxiliaire administratif et d’accueil assure l’accueil des visiteurs, répond aux appels et assiste dans la gestion des tâches administratives courantes. Il/elle est le premier contact pour les clients et visiteurs, jouant un rôle clé dans l’image de l’entreprise. L'accueil n'est pas une fonction passive ou d'application de simples consignes. Il demande un esprit d'éveil, adaptable à des situations diverses et des compétences nécessaires pour vivre et réaliser, de manière réfléchie et adéquate, un accueil correct et professionnel. Le.a collaborateur.trice administratif.ve travaille au sein d’entreprises, de bureaux, d’administrations, d’associations. Il.elle assure différentes tâches relatives à l’accueil et à la gestion administrative courante. Il.elle accomplit différentes tâches administratives comme le classement, la vérification de documents administratifs courants, l’archivage. Parfois, il.elle peut remplir des tâches de réceptionniste-téléphoniste ou d’encodeur.se. Outre la gestion des appels téléphoniques, il.elle reçoit, contrôle et oriente les visiteurs. Son attitude et sa tenue doivent être soignées et irréprochables. Le travail peut s’accomplir seul ou en équipe avec des horaires variables (week-end, nuit). Il.elle doit veiller à compléter sa formation initiale par l’acquisition de nouvelles compétences spécifiques au secteur d’activité dans lequel il.elle est engagé.e. La maîtrise des outils bureautiques est indispensable ainsi que la bonne pratique orale du français, du néerlandais et de l’anglais.
Principales missions
Accueillir et identifier, de manière professionnelle, un visiteur
Contrôler son image en travaillant sur sa présentation personnelle
Assurer le traitement des appels téléphoniques
Gérer le courrier et les agendas
Remplir différentes tâches administratives
Appliquer les procédures prévues dans l’organisation
Tenir à jour les dossiers et archiver
Participer à des activités de relations publiques
Respecter les règles de confidentialité
Utiliser les outils de communication pour les différentes tâches de secrétariat et d'accueil
Communiquer avec le vocabulaire professionnel adéquat
Faire face à l'agressivité, au conflit, au stress, à l'impatience de sa clientèle en acquérant la maîtrise des techniques de négociation et de résolution de situations conflictuelles ou ambiguës.
Diplômes / Certificats
Au terme de cette formation, l'élève obtient :
Un CE6P, Certificat d'Études de 6ème année des humanités professionnelles
Un CQ6, Certificat de Qualification de 6ème année de l'Enseignement Secondaire Supérieur.
Etudes / Formations complémentaires
Au terme de sa formation, l'élève peut compléter son cursus par :
Une 7ème Gestion de très petites entreprises
Une 7ème professionnelle de type C
Une formation continuée en entreprise